En 25×7 Energy respetamos y protegemos la privacidad de sus datos personales. Esta Política de Privacidad describe cómo recolectamos, usamos, almacenamos y protegemos su información, de acuerdo con la normativa colombiana de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013). Al usar nuestro sitio web y servicios, usted acepta las prácticas aquí descritas.
¿Quiénes somos?
25×7 Energy S.A.S. es una empresa colombiana (operación digital a nivel nacional) dedicada al suministro de combustibles y servicios logísticos. Somos responsables del tratamiento de sus datos personales. Puede contactarnos a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: proteccion.datos@25x7energy.com
- Teléfono de contacto: (+57) 318 453 5955
- Aplicación móvil: sección de contacto/ayuda de la app 25×7 Energy
Estos canales están disponibles para resolver dudas sobre esta Política o para el ejercicio de sus derechos relacionados con datos personales.
¿Qué datos recolectamos?
Recolectamos únicamente la información necesaria para ofrecer nuestros servicios de forma eficiente. Los tipos de datos personales que podemos solicitarle son:
- Si es persona natural (individuo): número de cédula, nombre completo, dirección, teléfono, ciudad de residencia, y datos de sus consumos de combustible y uso de nuestros servicios.
- Si es persona jurídica (empresa): razón social (nombre de la empresa), dirección, teléfono, NIT, ciudad, y datos sobre los consumos de combustible y servicios logísticos utilizados por la empresa.
Datos sensibles: 25×7 Energy no recopila datos personales sensibles de sus usuarios. Esto significa que nunca le solicitaremos información que pueda revelar su origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual
o datos biométricos, de acuerdo con la definición de la ley colombiana. Nos enfocamos únicamente en los datos necesarios para las finalidades descritas a continuación.
¿Para qué usamos sus datos?
Los datos recopilados son utilizados con las siguientes finalidades específicas:
- Suministrar combustibles y servicios logísticos: Procesamos sus datos para coordinar y entregar los combustibles y servicios que usted (o su empresa) nos ha contratado, asegurando la correcta ejecución de las operaciones.
- Brindar acceso a la plataforma: Utilizamos sus datos para crear y administrar su cuenta de usuario en nuestra plataforma digital, de modo que pueda acceder a herramientas en línea, como historial de pedidos, seguimiento de entregas y facturación.
- Generar reportes y análisis: Con la información de sus consumos de combustible y servicios, generamos reportes operativos y estadísticas para usted (por ejemplo, informes de consumo, eficiencia logística, etc.), lo que le ayuda en el control operativo y la toma de decisiones.
- Control operativo interno: Tratamos los datos para monitorear y mejorar nuestros procesos internos (logística de entrega, calidad del servicio, atención al cliente), garantizando así un servicio confiable y seguro. Esto incluye la verificación de transacciones y la prevención de fraude o uso indebido de la plataforma.
Sus datos no serán utilizados para fines distintos a los aquí mencionados sin su consentimiento previo.
¿Compartimos su información con terceros?
No. 25×7 Energy no comparte, vende ni cede sus datos personales a terceros para fines comerciales o ajenos a las finalidades descritas. La información que nos confía es utilizada exclusivamente por nuestra empresa para brindar el servicio esperado.
En particular, no divulgamos sus datos a terceros. Solo en situaciones excepcionales podríamos llegar a suministrar sus datos si una autoridad competente colombiana lo exige mediante orden legal (por ejemplo, requerimientos judiciales) o para cumplir con obligaciones legales aplicables. En cualquier otro caso, sus datos no serán accesibles por ninguna otra entidad ni persona fuera de 25×7 Energy.
(Tenga en cuenta que el almacenamiento en servicios externos como se describe a continuación no constituye una compartición con fines propios de esos terceros, pues dichos proveedores actúan siguiendo nuestras instrucciones y bajo acuerdos de confidencialidad.)
¿Dónde se almacenan sus datos?
Sus datos personales se almacenan de forma segura en la nube de Google Cloud Platform (GCP). Esto implica que la información reside en servidores seguros administrados por Google Cloud. Google Cloud es un proveedor reconocido a nivel mundial por su fiabilidad y altos estándares de seguridad, contando con certificaciones internacionales en materia de protección de datos.
Es posible que los servidores de almacenamiento se encuentren fuera de Colombia (por ejemplo, en centros de datos en otros países); no obstante, Google Cloud cumple con medidas de seguridad y políticas de privacidad robustas para garantizar la protección de sus datos en todo momento. 25×7 Energy se asegura de que dicho proveedor trate la información siguiendo las exigencias de la normativa colombiana y exclusivamente para los fines que le hemos indicado (servicios de infraestructura en la nube).
¿Por cuánto tiempo conservamos sus datos?
Conservamos sus datos personales solo por el tiempo necesario para cumplir las finalidades mencionadas y las exigencias legales:
- Si usted es cliente activo, mantendremos sus datos durante la vigencia de la relación contractual/comercial, de forma que podamos prestarle el servicio correctamente.
- Una vez finalizada nuestra relación (por ejemplo, termina su contrato o deja de usar nuestros servicios), conservaremos sus datos únicamente durante el período que sea requerido por ley o permitido para cumplir obligaciones posteriores. Por ejemplo, ciertas normativas contables y fiscales nos exigen guardar información de transacciones por un mínimo de años determinado.
- Cuando sus datos ya no sean necesarios para ninguna de las finalidades aquí descritas, serán eliminados de nuestras bases de datos de forma segura. En caso de que usted solicite la supresión de sus datos o revoque su autorización, evaluaremos dicha solicitud en los términos de la ley y, si procede, eliminaremos o anonimizaremos sus datos, a menos que por obligación legal necesitemos conservarlos por un tiempo adicional.
En resumen, no guardaremos información personal por más tiempo del necesario. Periódicamente revisamos y depuramos nuestras bases de datos para asegurarnos de no conservar datos indefinidamente.
¿Cuáles son sus derechos como titular de los datos?
Usted, como titular de sus datos personales, cuenta con diversos derechos que puede ejercer en cualquier momento. Conforme a la ley colombiana, sus principales derechos son:
- Acceso: Tiene derecho a conocer qué datos personales tuyos tenemos en nuestras bases de datos y el detalle del tratamiento que les damos. Puede solicitarnos en cualquier momento que le indiquemos qué información suya manejamos.
- Actualización y Rectificación: Si algún dato suyo está desactualizado, es inexacto o incompleto, tiene derecho a solicitarnos que lo actualicemos o corrijamos. Nos comprometemos a mantener sus datos correctos y actualizados; si nota errores o cambios necesarios (por ejemplo, cambio de dirección o número de teléfono), atenderemos su petición.
- Supresión: También tiene derecho a solicitar la eliminación (supresión) de sus datos de nuestras bases de datos en caso de que considere que ya no es necesaria su recopilación o uso para las finalidades mencionadas, o si ha revocado su consentimiento para tratamientos basados en este. Al ejercer este derecho, sus datos serán eliminados siempre que no exista un deber legal o contractual que nos obligue a conservarlos.
- Revocación del consentimiento: En los casos en que el tratamiento de sus datos se base en su consentimiento, usted puede revocar dicho consentimiento en cualquier momento. Esto incluye, por ejemplo, darse de baja de comunicaciones opcionales. La revocación del consentimiento no es retroactiva (las acciones de tratamiento ya realizadas seguirán siendo lícitas), pero detendremos el uso futuro de sus datos para los fines a los que usted haya retirado su consentimiento.
- Otros derechos legales: Adicionalmente, la ley le reconoce otros derechos, tales como ser informado previa solicitud sobre el uso que hemos dado a sus datos, y presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que hemos vulnerado la protección de sus datos. Estamos a su disposición para atender internamente cualquier inquietud o reclamo antes de que deba acudir a la autoridad.
¿Cómo puede ejercer sus derechos?
Ejercer sus derechos es sencillo y gratuito. Hemos dispuesto varios canales de atención para que usted pueda enviar sus solicitudes de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocación de datos:
- Por correo electrónico: Escríbanos a proteccion.datos@25x7energy.com indicándonos su nombre completo, documento de identificación (cédula/NIT) y el detalle de la petición sobre sus datos (por ejemplo, si desea conocer sus datos, actualizarlos o eliminarlos).
- A través de la aplicación móvil: En la app de 25×7 Energy, encontrará una sección de Soporte/Contacto donde puede enviar su solicitud relacionada con protección de datos. Asegúrese de proporcionarnos la información necesaria para atenderla (sus datos básicos e indicación clara del derecho que desea ejercer).
- Vía telefónica: Comuníquese con nuestra línea de atención al cliente (+57) 318 453 5955 y mencione que desea ejercer sus derechos de protección de datos. Lo guiaremos en el proceso y, de ser necesario, le solicitaremos información adicional por seguridad para verificar su identidad.
Proceso interno: Una vez recibamos su solicitud, la analizaremos y responderemos en los tiempos establecidos por la ley colombiana. En general, damos respuesta a las consultas en un máximo de 10 días hábiles y a los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción de su solicitud, según lo previsto en la Ley 1581. Si en algún caso no fuera posible cumplir esos plazos, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que daremos respuesta, tal como lo exige la normatividad.
Para proteger su información, podría ser necesario que verifiquemos su identidad antes de revelar o modificar datos personales. Por ello, es posible que le solicitemos información o documentos adicionales (por ejemplo, copia de su cédula) para asegurarnos de que usted es el titular o está autorizado legalmente. Esto lo hacemos para evitar que terceros no autorizados accedan a sus datos.
Una vez resuelta su petición, le informaremos sobre las acciones tomadas (por ejemplo, entrega de los datos solicitados, rectificación realizada o confirmación de eliminación). Si, por alguna razón, la solicitud no procede conforme a la ley, le comunicaremos la explicación jurídica correspondiente.
¿Cómo protegemos sus datos?
En 25×7 Energy nos tomamos muy en serio la seguridad de su información. Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizacionales para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus datos personales. Estas son algunas de las medidas clave que adoptamos:
- Almacenamiento seguro: Sus datos se guardan en servidores de Google Cloud con altos estándares de protección, incluyendo cifrado de la información en tránsito y protocolos de seguridad avanzados. Google Cloud cuenta con certificaciones internacionales que aseguran las buenas prácticas en manejo de datos.
- Control de acceso: Limitamos el acceso a sus datos únicamente a personal autorizado de 25×7 Energy que necesita conocer esa información para llevar a cabo las finalidades descritas. Nuestro personal está sujeto a obligaciones de confidencialidad. Asimismo,
- manejamos autenticación segura y controles de acceso estrictos en nuestros sistemas para prevenir accesos no autorizados.
- Medidas organizativas: Hemos capacitado a nuestros empleados en las políticas y buenas prácticas de protección de datos. Contamos con protocolos internos para manejar cualquier incidencia relativa a datos personales. Periódicamente revisamos nuestras prácticas de seguridad para adaptarnos a nuevas amenazas y garantizar un nivel de protección adecuado.
- Integridad de la información: Empleamos mecanismos para prevenir la alteración, pérdida o destrucción accidental de los datos. Realizamos copias de seguridad (backups) regulares de la información clave y monitoreamos nuestros sistemas para detectar y neutralizar actividades inusuales. En caso remoto de presentarse una brecha de seguridad que comprometa datos personales, activaremos nuestros planes de respuesta e informaremos a los afectados y a las autoridades competentes conforme lo exige la ley.
Con todas estas precauciones, buscamos proteger su información de la mejor manera posible. Sin embargo, es importante tener en cuenta que ningún método de transmisión o almacenamiento de datos es 100% infalible. Continuamente mejoramos nuestros procesos de seguridad para minimizar cualquier riesgo. 25×7 Energy adopta todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger la seguridad e integridad de sus datos personales, evitando accesos no autorizados o pérdidas accidentales.
Actualizaciones de esta Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad puede ser actualizada o modificada ocasionalmente, por ejemplo, para adaptarla a cambios legales o a nuevos procedimientos de manejo de información. Si realizamos cambios sustanciales, los publicaremos oportunamente en nuestro sitio web. La fecha de última actualización se indicará al final del documento.
Le recomendamos revisar periódicamente esta sección para informarse sobre cómo protegemos su información. El uso continuo de nuestros servicios después de la publicación de cambios implica que acepta dichos cambios. Si no está de acuerdo con las modificaciones, por favor ejerza sus derechos de supresión o revocación de datos, o contáctenos para manifestar sus inquietudes.
Fecha de vigencia de esta política: 05 de mayo de 2025.
Si tiene preguntas adicionales sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de sus datos personales, no dude en contactarnos a través de los canales proporcionados. En 25×7
Energy estaremos atentos para brindarle la información y asistencia que necesite en materia de protección de datos. Su confianza es muy importante para nosotros, y por ello trabajamos día a día para salvaguardar su privacidad conforme a la ley y las mejores prácticas. Muchas gracias por confiar en 25×7 Energy.