En 25×7 Energy respetamos y protegemos la privacidad de sus datos personales. Esta Política de Privacidad explica cómo recolectamos, utilizamos, almacenamos y resguardamos su información, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, normativa vigente en Colombia en materia de protección de datos personales.
Al acceder y utilizar nuestro sitio web y nuestros servicios, usted manifiesta su aceptación de las prácticas aquí descritas y de nuestro compromiso continuo con la protección de sus datos personales bajo los más altos estándares legales y de seguridad.
¿Quiénes somos?
25×7 Energy S.A.S. es una sociedad por acciones simplificada, constituida en Colombia, con domicilio principal en la ciudad de Barranquilla y operación digital a nivel nacional. Nuestra actividad se centra en ofrecer soluciones logísticas, tecnológicas y de soporte que impulsan la operación de empresas dedicadas al suministro de combustibles y servicios energéticos, optimizando sus procesos y facilitando su crecimiento.
En calidad de responsables del tratamiento de datos personales, hemos dispuesto los siguientes canales de contacto:
- Correo electrónico: proteccion.datos@25x7energy.com
- Teléfono de contacto: (+57) 318 453 5955
- Aplicación móvil: sección “Contacto/Ayuda” en la app 25×7 Energy
A través de estos medios, los titulares de la información podrán presentar consultas, solicitudes o reclamos sobre esta Política de Privacidad, así como ejercer sus derechos en materia de protección de datos personales.
¿Qué datos recolectamos?
En 25×7 Energy recolectamos únicamente la información estrictamente necesaria para prestar nuestros servicios de manera eficiente y segura. Los tipos de datos personales que podemos solicitar son los siguientes:
- Si eres persona natural: nombre completo, número de cédula, dirección, teléfono, ciudad de residencia y datos relacionados con el consumo de combustible y el uso de nuestros servicios.
- Si eres persona jurídica: razón social, NIT, dirección, teléfono, ciudad y datos relacionados con los consumos de combustible y los servicios logísticos utilizados por la empresa.
Datos sensibles: 25×7 Energy no recopila datos personales sensibles de sus usuarios. Esto significa que nunca solicitaremos información sobre origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, salud, vida sexual o datos biométricos, conforme a la definición establecida en la legislación colombiana.
Nuestro compromiso es tratar únicamente los datos necesarios para las finalidades legítimas descritas en esta Política de Privacidad.
¿Para qué usamos sus datos?
En 25×7 Energy utilizamos los datos personales únicamente para fines legítimos y necesarios, orientados a garantizar una experiencia segura, eficiente y personalizada. Las finalidades específicas son:
- Prestación de servicios: Usamos sus datos para coordinar y garantizar la correcta ejecución de las operaciones logísticas y de soporte que ofrecemos a empresas del sector minero energético,hidrocarburos, asegurando el cumplimiento de los servicios contratados.
- Acceso a la plataforma digital: Con su información creamos y administramos su cuenta de usuario, lo que le permite acceder a funcionalidades en línea como historial de consumos, seguimiento de operaciones y gestión de facturación.
- Reportes y análisis operativos: Con base en la información de uso de nuestros servicios, generamos reportes, indicadores y estadísticas (ej. consumos, eficiencia logística) que apoyan su gestión operativa y la toma de decisiones.
- Mejora y control interno: Tratamos los datos para optimizar procesos internos, garantizar la calidad del servicio, fortalecer la atención al cliente, prevenir fraudes y verificar la legitimidad de las transacciones realizadas en la plataforma.
Sus datos no serán utilizados para fines diferentes a los aquí descritos, salvo que contemos con su autorización previa, expresa e informada.
¿Compartimos su información con terceros?
En 25×7 Energy no vendemos, alquilamos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales ni para propósitos diferentes a los establecidos en esta Política de Privacidad. La información que usted nos confía es utilizada exclusivamente para la prestación de nuestros servicios.
De manera excepcional, podríamos llegar a compartir sus datos únicamente en los siguientes casos:
- Cumplimiento legal: Cuando sea requerido por una autoridad competente en Colombia mediante orden judicial o administrativa, o cuando la ley nos obligue a hacerlo.
- Prestación de servicios tecnológicos: En caso de utilizar proveedores externos de almacenamiento o infraestructura tecnológica, estos actúan únicamente bajo nuestras instrucciones, en calidad de encargados del tratamiento, y están sujetos a estrictos acuerdos de confidencialidad y seguridad.
En ningún otro escenario sus datos serán accesibles para terceros ajenos a 25×7 Energy.
¿Dónde se almacenan sus datos?
En 25×7 Energy almacenamos sus datos personales de manera segura en la infraestructura en la nube de Google Cloud Platform (GCP), un proveedor líder a nivel mundial que cuenta con altos estándares de seguridad y certificaciones internacionales en protección de datos.
Es posible que los servidores se ubiquen fuera de Colombia, en centros de datos de distintos países. Sin embargo, Google Cloud aplica protocolos de seguridad avanzados y políticas de privacidad robustas que garantizan la protección de su información en todo momento.
Asimismo, 25×7 Energy verifica que este proveedor cumpla con las exigencias de la normativa colombiana de protección de datos personales y que trate la información únicamente conforme a nuestras instrucciones, con la finalidad exclusiva de prestar los servicios de infraestructura tecnológica necesarios para operar nuestra plataforma.
¿Por cuánto tiempo conservamos sus datos?
En 25×7 Energy conservamos sus datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta Política de Privacidad y con las obligaciones legales aplicables.
- Clientes activos: Mientras dure la relación contractual o comercial, almacenamos sus datos para garantizar la correcta prestación de los servicios.
- Después de finalizada la relación: Una vez concluida la relación (por ejemplo, terminación de contrato o cese del uso de nuestros servicios), conservaremos sus datos únicamente durante el período exigido por la ley o permitido para atender obligaciones posteriores. Por ejemplo, la normativa contable y fiscal exige conservar ciertos registros por un plazo mínimo de diez (10) años.
- Eliminación o anonimización: Cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades indicadas, serán eliminados o anonimizados de manera segura. Si usted solicita la supresión de sus datos o revoca su autorización, evaluaremos su solicitud conforme a la ley y procederemos a la eliminación, salvo que exista una obligación legal de conservación adicional.
En ningún caso conservaremos su información personal por más tiempo del estrictamente necesario. Para garantizar, realizamos revisiones periódicas y procesos de depuración en nuestras bases de datos.
¿Cuáles son sus derechos como titular de los datos?
Usted, como titular de sus datos personales, cuenta con diversos derechos que puede ejercer en cualquier momento. Conforme a la ley colombiana, sus principales derechos son:
- Acceso: Tiene derecho a conocer qué datos personales tuyos tenemos en nuestras bases de datos y el detalle del tratamiento que les damos. Puede solicitarnos en cualquier momento que le indiquemos qué información suya manejamos.
- Actualización y Rectificación: Si algún dato suyo está desactualizado, es inexacto o incompleto, tiene derecho a solicitarnos que lo actualicemos o corrijamos. Nos comprometemos a mantener sus datos correctos y actualizados; si nota errores o cambios necesarios (por ejemplo, cambio de dirección o número de teléfono), atenderemos su petición.
- Supresión: También tiene derecho a solicitar la eliminación (supresión) de sus datos de nuestras bases de datos en caso de que considere que ya no es necesaria su recopilación o uso para las finalidades mencionadas, o si ha revocado su consentimiento para tratamientos basados en este. Al ejercer este derecho, sus datos serán eliminados siempre que no exista un deber legal o contractual que nos obliga a conservarlos.
- Revocación del consentimiento: En los casos en que el tratamiento de sus datos se base en su consentimiento, usted puede revocar dicho consentimiento en cualquier momento. Esto incluye, por ejemplo, darse de baja de comunicaciones opcionales. La revocación del consentimiento no es retroactiva (las acciones de tratamiento ya realizadas seguirán siendo lícitas), pero detendremos el uso futuro de sus datos para los fines a los que usted haya retirado su consentimiento.
Otros derechos legales: Adicionalmente, la ley le reconoce otros derechos, tales como ser informado previa solicitud sobre el uso que hemos dado a sus datos, y presentar quejas o reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio si considera que hemos vulnerado la protección de sus datos. Estamos a su disposición para atender internamente cualquier inquietud o reclamo antes de que deba acudir a la autoridad.
¿Cómo puede ejercer sus derechos?
Ejercer sus derechos es sencillo y gratuito. Hemos dispuesto varios canales de atención para que usted pueda enviar sus solicitudes de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocación de datos:
- Por correo electrónico: Escríbanos a proteccion.datos@25x7energy.com indicándonos su nombre completo, documento de identificación (cédula/NIT) y el detalle de la petición sobre sus datos (por ejemplo, si desea conocer sus datos, actualizarlos o eliminarlos).
- A través de la aplicación móvil: En la app de 25×7 Energy, encontrará una sección de Soporte/Contacto donde puede enviar su solicitud relacionada con protección de datos. Asegúrese de proporcionarnos la información necesaria para atenderla (sus datos básicos e indicación clara del derecho que desea ejercer).
- Vía telefónica: Comuníquese con nuestra línea de atención al cliente (+57) 318 453 5955 y mencione que desea ejercer sus derechos de protección de datos. Lo guiaremos en el proceso y, de ser necesario, le solicitaremos información adicional por seguridad para verificar su identidad.
Proceso interno: Una vez recibamos su solicitud, la analizaremos y responderemos en los tiempos establecidos por la ley colombiana. En general, damos respuesta a las consultas en un máximo de 10 días hábiles y a los reclamos en un máximo de 15 días hábiles, contados a partir del día siguiente a la recepción de su solicitud, según lo previsto en la Ley 1581. Si en algún caso no fuera posible cumplir esos plazos, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que daremos respuesta, tal como lo exige la normatividad.
Para proteger su información, podría ser necesario que verifiquemos su identidad antes de revelar o modificar datos personales. Por ello, es posible que le solicitemos información o documentos adicionales (por ejemplo, copia de su cédula) para asegurarnos de que usted es el titular o está autorizado legalmente. Esto lo hacemos para evitar que terceros no autorizados accedan a sus datos.
Una vez resuelta su petición, le informaremos sobre las acciones tomadas (por ejemplo, entrega de los datos solicitados, rectificación realizada o confirmación de eliminación). Si, por alguna razón, la solicitud no procede conforme a la ley, le comunicaremos la explicación jurídica correspondiente.
¿Cómo protegemos sus datos?
En 25×7 Energy nos tomamos muy en serio la seguridad de su información. Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y organizacionales para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus datos personales. Estas son algunas de las medidas clave que adoptamos:
- Almacenamiento seguro: Sus datos se guardan en servidores de Google Cloud con altos estándares de protección, incluyendo cifrado de la información en tránsito y protocolos de seguridad avanzados. Google Cloud cuenta con certificaciones internacionales que aseguran las buenas prácticas en manejo de datos.
- Control de acceso: Limitamos el acceso a sus datos únicamente a personal autorizado de 25×7 Energy que necesita conocer esa información para llevar a cabo las finalidades descritas. Nuestro personal está sujeto a obligaciones de confidencialidad. Asimismo, manejamos autenticación segura y controles de acceso estrictos en nuestros sistemas para prevenir accesos no autorizados.
- Medidas organizativas: Hemos capacitado a nuestros empleados en las políticas y buenas prácticas de protección de datos. Contamos con protocolos internos para manejar cualquier incidencia relativa a datos personales. Periódicamente revisamos nuestras prácticas de seguridad para adaptarnos a nuevas amenazas y garantizar un nivel de protección adecuado.
- Integridad de la información: Empleamos mecanismos para prevenir la alteración, pérdida o destrucción accidental de los datos.
- Realizamos copias de seguridad (backups) regulares de la información clave y monitoreamos nuestros sistemas para detectar y neutralizar actividades inusuales. En caso remoto de presentarse una brecha de seguridad que comprometa datos personales, activaremos nuestros planes de respuesta e informaremos a los afectados y a las autoridades competentes conforme lo exige la ley.
Con todas estas precauciones, buscamos proteger su información de la mejor manera posible. Sin embargo, es importante tener en cuenta que ningún método de transmisión o almacenamiento de datos es 100% infalible. Continuamente mejoramos nuestros procesos de seguridad para minimizar cualquier riesgo. 25×7 Energy adopta todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para proteger la seguridad e integridad de sus datos personales, evitando accesos no autorizados o pérdidas accidentales.
Actualizaciones de esta Política de Privacidad
Esta Política de Privacidad puede ser actualizada o modificada ocasionalmente, por ejemplo, para adaptarla a cambios legales o a nuevos procedimientos de manejo de información. Si realizamos cambios sustanciales, los publicaremos oportunamente en nuestro sitio web. La fecha de última actualización se indicará al final del documento.
Le recomendamos revisar periódicamente esta sección para informarse sobre cómo protegemos su información. El uso continuo de nuestros servicios después de la publicación de cambios implica que acepta dichos cambios. Si no está de acuerdo con las modificaciones, por favor ejerza sus derechos de supresión o revocación de datos, o contáctenos para manifestar sus inquietudes.
Fecha de vigencia de esta política: 05 de mayo de 2025.
Si tiene preguntas adicionales sobre esta Política de Privacidad o sobre el tratamiento de sus datos personales, no dude en contactarnos a través de los canales proporcionados.
En 25×7 Energy estaremos atentos para brindarle la información y asistencia que necesite en materia de protección de datos. Su confianza es muy importante para nosotros, y por ello trabajamos día a día para salvaguardar su privacidad conforme a la ley y las mejores prácticas. Muchas gracias por confiar en 25×7 Energy.